Banyak perusahaan menghadapi dilema yang sama saat ingin meningkatkan efisiensi operasional IT: lebih baik outsourcing proyek IT ke vendor, atau menggunakan layanan managed service?
Keduanya memang tampak mirip — sama-sama melibatkan pihak ketiga untuk mengelola aspek teknologi perusahaan. Namun, perbedaan dalam tujuan, cara kerja, dan jangka waktu kolaborasi membuat hasil akhirnya bisa sangat berbeda.
Agar tidak salah langkah, mari pahami perbedaan mendasar antara IT Outsourcing dan Managed Service, serta kapan masing-masing lebih tepat digunakan.
Apa Itu IT Outsourcing?
IT Outsourcing adalah model di mana perusahaan menyerahkan pekerjaan atau proyek tertentu kepada vendor eksternal. Misalnya, pengembangan aplikasi, pembuatan website, atau migrasi sistem.
Ciri utama IT Outsourcing:
– Fokus pada hasil proyek (output-based).
– Waktu kerja biasanya terbatas hingga proyek selesai.
– Manajemen dan kontrol operasional ada di tangan vendor.
Dengan model ini, perusahaan bisa menghemat biaya operasional dan mempercepat penyelesaian proyek tanpa menambah karyawan tetap.
Apa Itu Managed Service?
Managed Service adalah bentuk kerja sama jangka panjang di mana vendor bertanggung jawab penuh terhadap pengelolaan infrastruktur, sistem, atau layanan IT tertentu. Biasanya mencakup layanan seperti:
– Maintenance sistem dan server,
– Network management,
– Cybersecurity monitoring,
– IT helpdesk support,
– Cloud management.
Ciri utama Managed Service:
– Fokus pada keberlangsungan layanan (service-based).
– Ada perjanjian resmi dalam bentuk Service Level Agreement (SLA).
– Bersifat jangka panjang dan berorientasi pada performa sistem, bukan sekadar hasil proyek.
Perbedaan Utama Outsourcing vs Managed Service
| Tujuan utama | Menyelesaikan proyek / deliverable | Menjaga kinerja layanan IT secara berkelanjutan |
| Durasi kerja sama | Jangka pendek / proyek-based | Jangka panjang (berdasarkan SLA) |
| Kontrol operasional | Di tangan vendor | Kolaboratif, vendor sebagai mitra strategis |
| Keterlibatan internal | Minimal | Lebih intens, ada koordinasi rutin |
| Fokus hasil | Output (aplikasi jadi, sistem selesai) | Outcome (stabilitas, uptime, efisiensi) |
| Contoh kasus | Pembuatan aplikasi baru | Maintenance server & sistem cloud |
Kelebihan & Kekurangan
Kelebihan IT Outsourcing:
– Cepat memulai proyek tanpa proses rekrut panjang.
– Biaya lebih efisien untuk kebutuhan sementara.
– Cocok untuk proyek inovasi atau uji coba produk digital.
Kekurangan IT Outsourcing:
– Kurang cocok untuk kebutuhan operasional jangka panjang.
– Kontrol kualitas & komunikasi sering jadi tantangan.
– Integrasi hasil proyek dengan sistem internal kadang butuh effort tambahan.
Kelebihan Managed Service:
– Layanan IT lebih stabil & terpantau melalui SLA.
– Tim vendor menjadi bagian dari strategi IT perusahaan.
– Skalabilitas tinggi untuk kebutuhan support berkelanjutan.
Kekurangan Managed Service:
– Komitmen biaya dan waktu jangka panjang.
– Ketergantungan pada vendor jika tidak ada strategi exit plan.
Kapan Menggunakan Masing-Masing Model?
Gunakan IT Outsourcing jika:
– Perusahaan punya proyek IT jangka pendek.
– Perlu kecepatan eksekusi tanpa komitmen panjang.
– Fokus pada hasil akhir, bukan maintenance berkelanjutan.
Gunakan Managed Service jika:
– Perusahaan ingin kestabilan sistem dan dukungan IT 24/7.
– Infrastruktur IT sudah kompleks dan butuh pengawasan profesional.
– Fokus pada efisiensi dan pencegahan gangguan, bukan sekadar perbaikan.
Kombinasi: Hybrid Model
Beberapa perusahaan menggabungkan kedua model ini. Misalnya:
– Menggunakan outsourcing untuk membangun sistem ERP baru,
– Lalu beralih ke managed service setelah sistem berjalan untuk maintenance & support.
Pendekatan hybrid ini sering jadi strategi terbaik karena memadukan fleksibilitas proyek dan stabilitas jangka panjang.
Contoh Implementasi di Talent Tech
Talent Tech membantu berbagai perusahaan di Indonesia dengan dua model ini:
– Outsourcing tim software developer untuk proyek digitalisasi proses bisnis selama 6 bulan.
– Managed Service untuk maintenance sistem IT dan monitoring infrastruktur klien secara berkelanjutan.
Hasilnya: klien bisa fokus ke pertumbuhan bisnis tanpa terganggu masalah teknis harian.
Kesimpulan
Baik IT Outsourcing maupun Managed Service, keduanya memiliki keunggulan masing-masing. Kuncinya adalah menyesuaikan dengan tujuan, durasi, dan kapasitas internal perusahaan.
Jika fokus Anda adalah hasil proyek cepat, pilih outsourcing. Jika ingin kestabilan dan efisiensi jangka panjang, managed service adalah pilihan yang lebih tepat.
🚀 Butuh bantuan menentukan model terbaik untuk bisnis Anda? Konsultasikan kebutuhan IT perusahaan Anda bersama Talent Tech, dan temukan solusi paling efisien sesuai tujuan bisnis.